КПБС Система управления типовыми документами компании / KPBS® DocMan

КПБС Система управления типовыми документами компании / KPBS® DocMan

Проблематика:

• Сложная структура документов и, как следствие, появление ошибок (ссылки на несуществующие разделы, ошибочная нумерация и пр.).
• Сложность доступа к наборам документов, действующих на определенную дату.
• Отсутствие контроля сроков действия документов.
• Отсутствие единого цифрового пространства (что приводит к сложности поиска и путанице версий).
• Непрозрачность процедуры внесения правок в шаблон документа: отсутствие информации о причине редактирования.
• Риски применения устаревших шаблонов.
• Риски утери важных документов.
• Отсутствие информации об истории изменений документа: - кто и когда отредактировал документ - какие в документе были внесены правки.

Виды документов:

• Шаблоны договоров
• Комплекты документов для сертификации
• Комплекты документов для закупочной деятельность (44-ФЗ, 223-ФЗ)
• Проектная документация
• Внутренние регламенты
• Возможность добавления новых видов документов

Реализация:

Функции:

1. Гибкий редактор документов позволяет:
   • редактировать: таблицы, стили, формулы, рисунки, оглавления, списки;
   • добавлять и изменять ссылки между документами и разделами;
   • осуществлять поиск по всему документу, включая формулы;
   • печатать документ или фрагмент документа.
2. Контроль качества документов. Система контролирует:
   • ссылки между разделами документов;
   • последовательность пунктов в документе;
   • единый стиль документа.
3. Дополнительные функции:
   • импорт в систему внешних документов из формата Ворд (word);
   • управление версиями документов;
   • экспорт документов из системы в форматах Ворд (word) и ПДФ (PDF);
   • сравнение версий документов с построением таблицы изменений.
4. Технологии:
   • комплексное обеспечение информационной безопасности при работе с системой;
   • интеграция с Актив директори (ActiveDirectory);
   • интеграция с почтовой системой (отправка уведомлений);
   • интеграция с системой документооборота.

Выгоды для бизнеса:

• Уменьшение количества ошибок в документах
• Снижение трудозатрат на подготовку документов
• Организация единого хранилища всех документов
• Простота внесения изменений
• Ускорение работы с документами
• Простой доступ к документам на любую дату
• Эффективное взаимодействие департаментов компании
• Повышение уровня информационной безопасности

Ключевые особенности продукта:

• Иерархический формат хранения документов
• Контроль ссылок (внутри документа, между документами, документом и внешними АИС)
• комплексное решение. Встроенный редактор документов
• Контроль соответствия текстовых и машиночитаемых версий документов
• Открытый программный интерфейс (API). Возможность интеграции с СЭД и ЭДО
• Отечественный продукт

Отличия от других продуктов на рынке

Функция

Докмэн/ DocMan

Другие системы

Контроль ссылок между разделами и документами

Контроль отсутствует

Управление версиями документа

Версии могут иметь сроки действия что позволяет перемещаться по временной шкале

Только номера и даты версий

Версионирование отдельных элементов документа (разделы, абзацы)

Только версии документов

Разграничение доступа на уровне разделов документа

Cравнение версий документов

Создание доп. соглашений для перевода документов в актуальное состояние.

Только отображение правок

Инструкция по установке и настроике Докмэн/ DocMan
Функциональные характеристики ПО
Руководство пользователя и бизнес администратора

Стоимость ПО рассчитывается индивидуально

Контакты:
Отдел продаж: sales@kpbs.ru
Сервисный отдел: service@kpbs.ru
Телефон: +7(495)369-33-33